Organiza tu evento con Nivel20
Reúne las partidas de tu evento en una misma página y gestiona sus inscripciones desde Nivel20. Puedes presentar cada actividad con su imagen y sus detalles, controlar las plazas disponibles y mantener informadas a las personas inscritas durante todo el proceso.
La gestión del evento es gratuita. Si tus partidas son de pago, también puedes integrar el cobro mediante una pasarela segura; en ese caso se aplican las comisiones correspondientes al servicio de pago y a la plataforma, que podrás consultar al configurar el evento.
¿Qué puedes hacer?
- Presentar tu evento y sus partidas, con descripciones, imágenes, horarios e información para los participantes.
- Programar la apertura de inscripciones, con cuenta atrás y control automático de plazas y límites por participante.
- Confirmar las reservas mediante email, para comprobar que cada participante tiene acceso al correo que utilizarás para comunicarte con él.
- Automatizar los correos con el enlace de confirmación, el aviso de inscripción confirmada, la notificación de caducidad y los cambios de estado.
- Cobrar las inscripciones con una pasarela de pago seguro, consultar los movimientos y personalizar las condiciones de cancelación y reembolso.
- Ofrecer inscripciones anticipadas mediante un enlace, con una ventana de acceso y un cupo configurables.
1. Presenta tu evento y sus partidas
En los detalles del evento puedes indicar su nombre, una descripción breve, un texto de presentación, la fecha de inicio y un cartel. La dirección personalizada te permite elegir un enlace fácil de compartir.
Después, añade las partidas. Cada una tiene su propia ficha con título, resumen, descripción e imagen. Puedes completar el sistema de juego, el nombre de quien dirige, la duración, la plataforma o lugar de juego, el género, las etiquetas y la información sobre herramientas de seguridad y advertencias de contenido.
Configura también la visibilidad de cada partida y su número de plazas. El orden de presentación te permite decidir cómo aparecen dentro del evento.
2. Organiza los horarios y los límites
Las categorías permiten agrupar partidas, por ejemplo, por turnos de mañana y tarde. Puedes definir fechas de apertura de inscripciones, inicio de partida y apertura de puertas para cada categoría, y concretarlas en una partida cuando necesites una excepción.
En las opciones de inscripción encontrarás:
- Fecha de apertura: establece cuándo comienza la inscripción general. La cuenta atrás ayuda a los participantes a saber cuánto falta.
- Límite por participante: restringe cuántas inscripciones activas puede tener una persona en el evento.
- Límite por categoría: permite limitar las inscripciones de una persona dentro de un mismo grupo de partidas.
- Plazas por partida: determina su capacidad. Las reservas pendientes también ocupan plaza mientras están dentro de su plazo de confirmación.
Por ejemplo, puedes crear una categoría por turno y permitir una sola inscripción por persona en cada categoría. Así evitas que alguien reserve varias partidas del mismo turno.
Las inscripciones se cierran cuando empieza la partida. Para que ese cierre se aplique, configura su hora de inicio en la propia partida o en su categoría.
3. Confirma las reservas por email
El proceso de inscripción acompaña al participante desde que reserva hasta que confirma su plaza:
- El participante reserva una plaza disponible.
- Recibe un email con el enlace para confirmar y el plazo del que dispone.
- Accede al enlace y completa la confirmación, incluidos los datos adicionales, la aceptación de condiciones o el pago cuando corresponda.
- Recibe un aviso del nuevo estado de su inscripción.
El plazo habitual para confirmar es de 24 horas, pero se acorta si antes llega la apertura de puertas o el inicio de la partida. Si la reserva se realiza después de abrir puertas, se utiliza el plazo habitual, limitado por el inicio de la partida.
Si la reserva caduca sin confirmarse, la plaza vuelve a estar disponible automáticamente y se envía un aviso. También se envían recordatorios de confirmación cuando el plazo disponible lo permite.
Puedes añadir instrucciones de confirmación, solicitar un comentario opcional u obligatorio y personalizar la etiqueta de ese campo. También puedes vincular una publicación del evento como condiciones que deben aceptarse al confirmar.
4. Personaliza las comunicaciones
Los correos automáticos cubren el envío del enlace de confirmación, los recordatorios, la confirmación, la caducidad y los cambios de estado de la inscripción.
En el bloque de comunicaciones puedes configurar un prefijo para el asunto, como «[Jornadas de otoño]», y una dirección de soporte a la que llegarán las respuestas. Así, los participantes identifican fácilmente tus mensajes y saben cómo contactar con la organización.
Además, puedes enviar mensajes desde el evento a participantes de partidas o categorías concretas, por ejemplo, para recordar un horario o comunicar indicaciones de acceso.
5. Elige cómo se pagan las inscripciones
El evento admite tres modalidades:
- Gratuito: el participante confirma su inscripción sin realizar un pago.
- Pago externo: facilitas las instrucciones para pagar fuera de Nivel20. El participante comunica la referencia del pago y la inscripción queda pendiente de revisión por la organización.
- Pago integrado con Stripe: el participante completa el pago en una pasarela segura y el sistema actualiza la inscripción cuando se confirma el cobro. Para activarlo, necesitas un perfil de vendedor con los cobros habilitados.
Puedes establecer un precio predeterminado para el evento y un precio específico para cada partida. Con el pago integrado también puedes configurar los impuestos, incluidos en el precio o añadidos a este.
La ficha de inscripción permite consultar el pago y sus movimientos, con importes, estados, fechas y referencias de las transacciones, además de los importes reembolsados.
Cancelaciones y reembolsos
Para los pagos integrados puedes definir una política de devoluciones por tramos: indica con cuántas horas de antelación al inicio del evento se admite cada porcentaje de devolución.
Por ejemplo, puedes ofrecer un 100 % con al menos 72 horas de antelación y un 50 % con al menos 24 horas. Fuera de esos tramos no corresponde una devolución voluntaria según la política configurada. Estos plazos se calculan respecto a la fecha de inicio del evento.
El participante puede solicitar la cancelación con devolución cuando corresponda. La organización también dispone de una opción para emitir un reembolso sin cancelar la inscripción, manteniendo su plaza. Los movimientos permiten seguir el estado de la devolución hasta que termina de procesarse.
6. Ofrece inscripciones anticipadas mediante enlace
El acceso anticipado permite abrir las inscripciones a un grupo antes de la apertura general. Para configurarlo:
- Establece la fecha de apertura general de las inscripciones del evento.
- Selecciona el modo de acceso anticipado mediante enlace.
- Indica cuántas horas antes comenzará y el límite de inscripciones anticipadas por partida.
- Personaliza los mensajes que explican el acceso anticipado y confirman que se ha obtenido.
- Guarda el evento y comparte el enlace de acceso anticipado con las personas que quieras invitar.
Por ejemplo, puedes abrir el acceso 48 horas antes y ofrecer dos plazas anticipadas por partida. El resto de plazas quedará disponible al abrir la inscripción general.
El enlace da acceso a quien lo tenga, por lo que conviene compartirlo solo con el grupo previsto. Si necesitas sustituirlo, puedes regenerarlo: el enlace anterior dejará de ser válido. El acceso anticipado también respeta los límites de plazas y el cierre al inicio de la partida.
7. Permite cambios de partida si lo necesitas
Puedes habilitar los cambios de partida y fijar hasta cuántas horas antes del inicio se permiten. Quienes tengan una inscripción confirmada podrán cambiar a otra partida de la misma categoría y precio, siempre que tenga plazas disponibles y no haya comenzado. El cambio se notifica por email.
Antes de compartir el evento
Revisa el cartel y las fichas de las partidas, las fechas de cada turno, los límites de inscripción y la dirección de soporte. Si hay pagos, comprueba también los precios, las instrucciones y la política de devoluciones. Después, comparte la página del evento para que los participantes puedan consultar la programación y preparar su inscripción.
Contacto
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